Política de Gestión del Fraude

 

  1. Objetivos

El objetivo principal de esta política es establecer los lineamientos y parámetros generales que deben ser seguidos por todos los Empleados, Administradores, Accionistas, Directores y partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn Business Technolohy SA (en adelante Heinsohn), con el fin de minimizar la materialización de situaciones asociadas al Fraude.

  1. Alcance

Aplica a todos los colaboradores que ingresen a la compañía a partir de la publicación y divulgación de la presente política, empleados, administradores, Accionistas, Directores y partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn.

  1. Duración

Permanente.

  1. Descripción

La cultura y la posición de nuestra compañía se fundamenta en cero tolerancia frente al Fraude. Por lo anterior, Heinsohn busca permanentemente implementar las mejores prácticas contra estas actividades.

En aras de cumplir la política, Heinsohn:

  • Se abstiene de participar en cualquier forma de fraude, soborno, o práctica de corrupción, directa o indirectamente.
  • Promueve y establece dentro de toda la organización, una cultura institucional antifraude, antisoborno y anticorrupción.
  • No tolera que sus Empleados, Administradores, Accionistas, Directores, Proveedores y Terceros Asociados, obtengan resultados económicos, comerciales o de cualquier otra índole a nivel directo o indirecto, a cambio de violar la ley o actuar de manera deshonesta.
  • Cuenta con el código de ética el cual regula la conducta de los empleados con el fin de prevenir la promoción de cualquier forma de Fraude. Los lineamientos y reglas del código de ética se entienden incorporados a la presente política.
  • Genera un entorno de transparencia, manteniendo los canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos al interior de la organización y coordinando el conjunto de acciones necesarias para prevenir, detectar y dar respuesta a posibles situaciones de fraude y corrupción.
  • Toma las medidas necesarias a nivel disciplinario para combatir el fraude, el soborno y la corrupción, de cualquier forma, o tipología de la que se trate.
  1. Uso Interno
  • Prioriza las actividades de prevención de fraude, soborno y corrupción, sin disminuir los esfuerzos encaminados a la detección y corrección de situaciones relacionados con los mismos flagelos.
  • Evalúa los indicios de presuntos actos de fraude, soborno o corrupción, bajo los principios de confidencialidad, integridad, transparencia, objetividad, independencia y autonomía de los responsables de las evaluaciones.
  • Gestiona de forma oportuna todas las denuncias de actos relacionados con fraude, soborno o corrupción, independientemente de su cuantía o del personal involucrado, garantizando confidencialidad, objetividad, respeto y transparencia. Ningún funcionario sufrirá consecuencias negativas por prevenir, rechazar o denunciar un acto de esta naturaleza.
  • No mantiene vínculos con Empleados, Administradores, Directores, Proveedores o Terceros Asociados que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con fraude, soborno o corrupción.
  • Cuenta con el canal de comunicación de transparencia, a través del cual se reciben las denuncias del incumplimiento de lo dispuesto en código de ética, incluyendo los actos incorrectos relacionados con fraude, soborno y corrupción.
  1. Procesos para evitar fraude

Heinsohn contempla dentro de sus procesos y áreas de negocio, las siguientes actividades para evitar el fraude:

  • Selección y reclutamiento de personal: Con el fin de contratar personal idóneo y de confianza que cumpla con el código de ética, dentro del proceso de selección y reclutamiento de personal, Heinsohn cuenta con un proceso de verificación (Estudio de Seguridad) antes de realizar la contratación de personal.
  • Selección y conocimiento del cliente: Heinsohn realiza una validación previa a los prospectos antes de establecer un vínculo comercial. Para lo cual, el área de mercadeo realiza una validación SARLAFT.  En caso de presentar un resultado que incumpla o no se alinee con la Política de Gestión del Fraude de la compañía, se prohíbe iniciar relaciones comerciales con dicho tercero.
  •  Firma de compromisos y políticas: Al momento de iniciar cualquier relación laboral con terceros, Heinsohn suscribirá un acta de aceptación de nuestras Políticas de Gestión del Fraude.
  •  Actividades de control: El área financiera de Heinsohn realizará trimestralmente auditoria a las cuentas bancarias para poder identificar cualquier indicio de fraude. Por otra parte, se realizará por parte de la revisoría fiscal, tres auditorias al año, donde se realiza una revisión minuciosa de la información financiera de la compañía.
  • Control de acceso de usuarios de TI: Existen procedimientos formales para controlar el correcto acceso a los sistemas de tecnología. Los procedimientos de acceso deberán abarcar todas las etapas del ciclo de vida de los usuarios, desde el registro inicial de nuevos usuarios, hasta el retiro de estos.
  • Pagos de facilitación: se prohíben los pagos de facilitaciones, entendidas como los pagos efectuados para asegurar o agilizar el cumplimiento de las obligaciones de Heinsohn con terceros.
  • Regalos y entretenimiento: Los empleados deberán abstenerse de recibir u ofrecer regalos o entretenimiento que superen el 10% SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente) y que estén en contravía de la presente política. Se podrán recibir u ofrecer obsequios empresariales[1] que no superen el monto establecido anteriormente.

[1] Se entiende como obsequios empresariales cualquier elemento dado o recibido como consecuencia de una relación comercial y por el que no se paga un valor en el mercado. Ejemplo agendas, esferos, mugs, etc.

  1. Procesos para reportar fraude

Heinsohn dispondrá del siguiente correo electrónico para que los empleados o cualquier tercero pueda reportar un posible fraude, robo o cualquier irregularidad:

reportefraude@heinsohn.com.co

Dentro del correo electrónico se deberá incluir los terceros relacionados con el fraude y los hechos que sustentan el mismo. Heinsohn mediante esta política garantizará la confidencialidad del reporte realizado.

Para empleados de Heinsohn también se dispone de la mesa de servicio interna en la cual se podrá registrar incidente, fraude, robo o cualquier irregularidad, dentro de la opción ““Reporte Fraude”.

Con el fin de mantener la confidencialidad y evitar poner en peligro las investigaciones, los empleados no deberán hacer comentario alguno al respecto con otros empleados o con cualquier otra persona, para evitar fugas de información.

Heinsohn procederá a realizar las respectivas investigaciones del fraude, robo o cualquier irregularidad con las áreas relacionadas con el mismo. Si dentro de las investigaciones se identifica que efectivamente se materializa dicho fraude, robo o irregularidad, se deberá proceder obligatoriamente a evaluar las sanciones.

Después de que la investigación se ha completado, es necesario determinar qué acción se tomará en razón de los hallazgos. En algunos casos puede ser necesario tomar ciertas acciones antes de que la investigación esté terminada (por ejemplo, preservar las pruebas, mantener la confianza en los testigos o mitigar las pérdidas). Esto podría requerir la suspensión o cambio físico de los individuos o acciones legales para asegurar los activos.

Sanciones

Después de realizar la respectiva investigación, cuando aplique, resultará la imposición de las sanciones disciplinarias que apliquen de acuerdo con el código sustantivo del trabajo y legales. Cualquier acción que se aplique a todos los niveles de los empleados, incluidos los altos directivos, debe ser adecuada a las circunstancias, y debe tomarse sólo después de consultar con los responsables de tales decisiones. La consulta con el área legal y de gestión humana es necesaria antes de tomar una acción disciplinaria, civil o penal.

Toda investigación y sanción disciplinaria se deberá llevar a cabo sin hacer distinción de la posición del infractor, el cargo o la relación que guarde con nuestra compañía.

  1. Aprobación:
Aprobado por: Fecha aprobación: Última actualización
Presidencia 20 de Marzo de 2019 20 de Marzo de 2019